Bài mô tả thông lệ phổ biến ở các nước; mỗi chương trình có quy định riêng và thay đổi theo năm — luôn kiểm trang chính thức.
Thư giới thiệu là phần duy nhất trong hồ sơ do người khác viết, và cũng là phần bạn ảnh hưởng được nhiều hơn tưởng — không phải bằng cách can thiệp nội dung, mà bằng cách chọn đúng người và cho họ đủ nguyên liệu.
Tiêu chí chọn người viết
Biết rõ việc cụ thể bạn đã làm. Người dạy bạn một môn và bạn được điểm A nhưng chưa từng trao đổi riêng sẽ chỉ viết được vài dòng chung chung.
Có quan hệ đúng loại với việc bạn ứng tuyển. Xin chương trình nghiên cứu thì cần người từng hướng dẫn bạn làm nghiên cứu; xin chương trình ứng dụng thì thư của người quản lý trực tiếp ở nơi làm việc rất có giá trị.
Sẵn lòng và đúng hẹn. Một lá thư tốt nộp muộn thì vô dụng. Nếu bạn biết ai đó rất bận và hay trễ, hãy cân nhắc.
Chức danh chỉ là yếu tố thứ yếu. Giảng viên trẻ từng hướng dẫn bạn suốt một đề tài viết được thư mạnh hơn một giáo sư chỉ nhớ tên.
Bộ tài liệu nên gửi kèm khi xin
Người viết thư có thể đang xử lý nhiều yêu cầu cùng lúc. Gửi kèm một gói gọn giúp họ viết nhanh và viết đúng:
Sơ yếu lý lịch cập nhật; bảng điểm; tên chương trình và trường bạn ứng tuyển kèm hạn nộp; bài luận hoặc đề cương của bạn; và quan trọng nhất — một trang nhắc lại những việc bạn đã làm cùng người đó, có chi tiết cụ thể.
Trang nhắc này không phải viết thư hộ họ. Nó chỉ là dữ kiện: bạn làm đề tài gì, kết quả ra sao, bạn xử lý khó khăn nào, đóng góp cụ thể của bạn là gì.
Thời điểm và cách xin
Hỏi trước hạn nộp ít nhất ba đến bốn tuần, nhiều hơn nếu vào giai đoạn thi cử hoặc nghỉ lễ.
Hỏi trực tiếp nếu có thể, hoặc bằng thư ngắn nói rõ: bạn ứng tuyển gì, vì sao chọn họ, hạn nộp khi nào, và hỏi liệu họ có sẵn lòng.
Cho họ đường lùi lịch sự: thêm một câu rằng nếu họ không có thời gian thì bạn hoàn toàn hiểu. Một lời từ chối sớm tốt hơn một lá thư viết vội.
Nhắc nhở mà không gây khó chịu
Nhắc một lần khoảng một tuần trước hạn, kèm lại đường dẫn nộp và hạn. Nhắc lần hai vào ngày gần hạn nếu hệ thống vẫn chưa ghi nhận.
Nếu hệ thống gửi thư mời tự động, kiểm xem thư có vào hộp rác của họ hay không — đây là lỗi kỹ thuật rất thường gặp.
Sau khi họ nộp, gửi một lời cảm ơn. Và khi có kết quả, báo lại cho họ biết — nhiều người quên bước này, dù nó là phần giữ quan hệ lâu dài.
Ba tình huống khó
Không có ai biết rõ mình. Đây là tình huống của nhiều người đi làm đã lâu. Cách xử lý: chọn người quản lý trực tiếp gần nhất, và bù bằng một bộ tài liệu chi tiết về công việc bạn đã làm cùng họ.
Người hướng dẫn cũ không phản hồi. Sau hai lần nhắc mà không có, chuyển sang người khác. Đừng để trống một thư giới thiệu chỉ vì chờ một người.
Người viết yêu cầu bạn tự soạn bản nháp. Việc này xảy ra và thường không bị coi là sai, nhưng hãy viết bằng dữ kiện, để họ sửa và chịu trách nhiệm cuối. Đừng viết những lời đánh giá mà chỉ người dạy bạn mới có quyền nói.
Cần bao nhiêu thư giới thiệu?
Thường hai tới ba, theo yêu cầu của từng chương trình. Nộp nhiều hơn mức yêu cầu thường không có lợi.
Thư từ người làm cùng cơ quan nhưng không phải cấp trên có được không?
Được nếu họ biết rõ việc bạn làm, nhưng thư của người quản lý trực tiếp thường có trọng lượng hơn khi xét kinh nghiệm làm việc.
Người viết thư có được xem bài luận của tôi không?
Nên cho xem. Thư sẽ nhất quán với hồ sơ và họ có thể nhấn vào đúng điểm bạn đang muốn thể hiện.
Thư giới thiệu có cần bằng tiếng Anh không?
Với chương trình quốc tế thì thường cần. Nếu người viết không viết được tiếng Anh, hãy hỏi chương trình về bản dịch có công chứng.
