Yêu cầu về dịch thuật, chứng thực và hợp pháp hoá lãnh sự khác nhau theo từng nước tiếp nhận, từng trường và từng loại hồ sơ — kiểm với chính nơi bạn nộp và với cơ quan có thẩm quyền trước khi làm, vì làm sai thứ tự thì phải làm lại từ đầu.
Phần chuyên môn của hồ sơ — bài luận, thư giới thiệu — được chuẩn bị kỹ. Phần giấy tờ thường được để tới cuối vì nó trông đơn giản.
Và đó là phần làm trễ hạn nhiều nhất, vì mỗi bước phụ thuộc vào một cơ quan khác và không bước nào rút ngắn được.
Các loại giấy tờ thường cần
Bảng điểm toàn khoá — bản chính thức do trường cấp, có dấu. Nhiều nơi yêu cầu bản do trường gửi trực tiếp.
Bằng tốt nghiệp. Nếu chưa được cấp bằng, xin giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời — phần lớn nơi nhận giấy này.
Chứng chỉ ngoại ngữ — thường phải do đơn vị tổ chức thi gửi trực tiếp, không nhận bản tự nộp.
Giấy tờ tuỳ thân — hộ chiếu còn hạn đủ dài.
Giấy tờ tài chính nếu tự túc.
Thang điểm và cách quy đổi của trường bạn — thứ này ít người nghĩ tới và nhiều nơi yêu cầu, vì họ cần hiểu điểm của bạn nằm ở đâu trong hệ của trường.
Ba việc khác nhau, hay bị gọi lẫn
Dịch thuật — chuyển nội dung sang ngôn ngữ yêu cầu, do người hoặc đơn vị có thẩm quyền dịch thực hiện.
Chứng thực — xác nhận bản sao đúng với bản chính, hoặc xác nhận chữ ký người dịch. Đây là việc của cơ quan có thẩm quyền trong nước.
Hợp pháp hoá lãnh sự — xác nhận để giấy tờ có giá trị ở nước ngoài. Việc này qua nhiều cơ quan và mất thời gian nhất.
Không phải hồ sơ nào cũng cần cả ba. Nhiều trường chỉ cần bản dịch có chứng thực; một số nước yêu cầu hợp pháp hoá đầy đủ. Hỏi rõ nơi nhận cần mức nào trước khi bắt đầu — làm thừa thì tốn tiền, làm thiếu thì phải làm lại.
Thứ tự làm — làm sai là phải làm lại
Đây là phần quan trọng nhất của bài.
Thứ tự chung: bản chính → bản sao chứng thực → dịch → chứng thực bản dịch → hợp pháp hoá (nếu cần).
Ba lỗi về thứ tự hay gặp:
Dịch trước khi có bản chính đầy đủ. Bảng điểm thiếu học kỳ cuối, dịch xong rồi có điểm mới — phải dịch lại toàn bộ.
Hợp pháp hoá bản dịch chưa được chứng thực. Không làm được, và bạn mất một chuyến đi.
Dịch bản sao không có giá trị pháp lý. Bản chụp thường không dùng được làm gốc để dịch.
Thời gian cần cho mỗi bước
Con số cụ thể khác nhau theo nơi, nhưng thứ tự độ lớn khá ổn định:
Xin bảng điểm và giấy chứng nhận từ trường: một tới ba tuần — lâu hơn nếu rơi vào kỳ nghỉ hoặc mùa cao điểm.
Dịch và chứng thực: vài ngày tới một tuần.
Hợp pháp hoá: một tới bốn tuần, tuỳ nước và tuỳ thời điểm.
Chứng chỉ ngoại ngữ gửi trực tiếp: hai tới bốn tuần kể từ khi yêu cầu.
Cộng lại: tính ít nhất hai tháng cho toàn bộ phần giấy tờ, và tính ba tháng nếu có hợp pháp hoá.
Bảy bẫy thường gặp
Tên viết không nhất quán. Tên trên hộ chiếu, trên bằng, trên bảng điểm phải khớp — kể cả dấu và thứ tự. Lệch một chữ là hồ sơ bị hỏi lại.
Hộ chiếu sắp hết hạn. Nhiều nước yêu cầu còn hạn tối thiểu sau ngày dự kiến kết thúc. Kiểm sớm vì làm lại hộ chiếu cũng mất thời gian.
Dịch tên trường và tên ngành không nhất quán giữa các giấy tờ. Thống nhất một cách dịch cho toàn bộ hồ sơ, và dùng cách dịch chính thức của trường nếu có.
Bản dịch có giá trị trong thời hạn. Một số nơi chỉ nhận bản chứng thực trong vòng ba tới sáu tháng — làm quá sớm cũng phải làm lại.
Nộp bản sao khi nơi nhận yêu cầu trường gửi trực tiếp. Đọc kỹ chỗ này; hai hình thức này không thay thế nhau.
Thiếu bảng giải thích thang điểm. Bảng điểm hệ 10 không tự nói lên điều gì với người quen hệ khác.
Chỉ làm một bộ. Làm từ hai tới ba bộ ngay từ đầu — chi phí thêm nhỏ hơn nhiều so với làm lại từ đầu khi nộp thêm một nơi.
Cách tổ chức
Ba việc giúp không rối:
Một bảng theo dõi — mỗi dòng một giấy tờ, các cột: đã có bản chính chưa, đã dịch chưa, đã chứng thực chưa, nơi nào yêu cầu, hạn nào.
Quét lưu tất cả ngay khi có, kể cả các bản trung gian.
Giữ bản chính ở một chỗ và không giao bản chính cho ai trừ khi bắt buộc — kể cả trung tâm tư vấn. Nếu phải giao, lấy giấy biên nhận.
Nếu sát hạn mà chưa đủ
Ba việc, theo thứ tự:
Viết cho nơi nhận hồ sơ nêu rõ thiếu gì và khi nào có. Nhiều nơi cho nộp bổ sung sau, hoặc chấp nhận bản chưa chứng thực để xét trước — nhưng chỉ khi bạn hỏi.
Nộp phần đã có đúng hạn, đừng chờ đủ rồi nộp muộn. Hồ sơ nộp muộn thường không được xét, còn hồ sơ thiếu thì thường được cho bổ sung.
Ưu tiên các giấy tờ mà nơi nhận coi là bắt buộc — đọc kỹ danh sách, vì phần lớn có phân biệt bắt buộc và bổ trợ.
Dịch thuật, chứng thực và hợp pháp hoá khác nhau thế nào?
Dịch là chuyển ngôn ngữ; chứng thực là xác nhận bản sao đúng bản chính hoặc xác nhận chữ ký người dịch; hợp pháp hoá lãnh sự là xác nhận để giấy tờ có giá trị ở nước ngoài.
Thứ tự làm giấy tờ là gì?
Bản chính, rồi bản sao chứng thực, rồi dịch, rồi chứng thực bản dịch, rồi hợp pháp hoá nếu cần — làm sai thứ tự là phải làm lại.
Cần bao nhiêu thời gian cho phần giấy tờ?
Ít nhất hai tháng, và khoảng ba tháng nếu có bước hợp pháp hoá lãnh sự.
Nên làm mấy bộ hồ sơ?
Hai tới ba bộ ngay từ đầu — chi phí thêm nhỏ hơn nhiều so với làm lại từ đầu khi nộp thêm một nơi.
